Organiser et réussir vos événements

64 pages. Temps de lecture estimé 48min.
Assemblée générale, lancement de produit, compétition sportive, spectacle, inauguration, conférence, séminaire…La réussite d’un événement repose sur une organisation rigoureuse, une bonne anticipation et une coordination sans faille.Sortir du cadre habituel de travail pour entrer dans la dynamique événementielle mobilise des compétences transversales : créativité, gestion du stress, réactivité, sens du détail, esprit d’équipe…Ce guide propose une méthode structurée pour accompagner toutes les phases du projet événementiel, depuis sa préparation jusqu’à son pilotage opérationnel, en passant par la planification, la communication, la coordination des prestataires et la maîtrise des imprévus.Il vous aidera aussi à tirer les enseignements de cette expérience grâce à une évaluation structurée, indispensable pour progresser et professionnaliser votre démarche.À l’appui d’une méthodologie d’analyse et d’organisation agrémentée de documents immédiatement opérationnels, cet ouvrage constitue une boîte à outils complète et modulable, adaptable à tout type d’événement, du plus simple au plus ambitieux. PRÉPARER LE PROJET ÉVÉNEMENTIELCheck-list avant de passer à l’étape suivanteQuels sont les points importants ?Fiches téléchargeablesFiche 1 - Note de cadrageFiche 2 - Budget d’organisation généraleFiche 3 - Compte rendu de réunionÉtape 1 - Identifier les besoinsQuels sont les acteurs concernés ?Que faut-il faire ?Check-list avant de passer à l’étape suivanteQuels sont les points importants ?Fiche téléchargeableFiche 4 - Grille d’identification des besoinsÉtape 2 - Travailler le conceptQuels sont les acteurs concernés ?Que faut-il faire ?Check-list avant de passer à l’étape suivanteQuels sont les points importants ?Étape 3 - Définir les cahiers des charges, le planning et le budgetQuels sont les acteurs concernés ?Que faut-il faire ?Check-list avant de passer à l’étape suivanteQuels sont les points importants ?Fiches téléchargeablesFiche 5 - Table récapitulative des prestatairesFiche 6 - Grille de budget typeFiche 7 - Planning des actions à menerPILOTER LE PROJET ÉVÉNEMENTIELÉtape 4 - Sélectionner les prestatairesQuels sont les acteurs concernés ?Que faut-il faire ?Check-list avant de passer à l’étape suivanteQuels sont les points importants ?Fiches téléchargeablesFiche 8 - Tableau comparatif des prestations (exemple)Fiche 9 - Fiche de visite et de testÉtape 5 - Ajuster le budgetQuels sont les acteurs concernés ?Que faut-il faire ?Check-list avant de passer à l’étape suivanteQuels sont les points importants ?Étape 6 - Valider le dispositifQuels sont les acteurs concernés ?Que faut-il faire ?Check-list avant de passer à l’étape suivante.Quels sont les points importants ?Fiches téléchargeablesFiche 10 - Check-list organisateurFiche 11 - Notice de sécurité (exemple à adapter et développer selon le contexte)Étape 7 - Anticiper les imprévusQuels sont les acteurs concernés ?Que faut-il faire ?Check-list avant de passer à l’étape suivanteQuels sont les points importants ?Fiches téléchargeablesFiche 12 - Fiche du pireFiche 13 - Se préparer et anticiper la crisePour aller plus loin : les signaux faiblesÉtape 8 - Organiser le terrainQuels sont les acteurs concernés ?Que faut-il faire ?Check-list avant de passer à l’étape suivanteQuels sont les points importants ?Fiches téléchargeablesFiche 14 - Cahier d’organisationÉtape 9 - Réaliser l’événementQuels sont les acteurs concernés ?Que faut-il faire ?Check-list avant de passer à l’étape suivanteQuels sont les points importants ?FAIRE LE BILAN DU PROJETÉtape 10 - Mesurer les résultatsQuels sont les acteurs concernés ?Que faut-il faire ?Check-list avant de passer à l’étape suivanteQuels sont les points importants ?Fiche téléchargeableFiche 15 - Grille d’évaluationPour aller plus loin : l’événementiel face à la question de son empreinte environnementale